Secretaris afdeling Zuid Holland

Afspraken helder houden, informatie terugvindbaar maken en processen zorgvuldig laten verlopen

Wij zoeken een secretaris

Een goed bestuur valt of staat met duidelijke afspraken, betrouwbare informatie en zorgvuldige opvolging. NSC Zuid-Holland zoekt daarom een secretaris die meer doet dan notuleren. Je helpt het bestuur om ordelijk, transparant en voorspelbaar te werken.

Waar stap je in?

NSC Zuid-Holland bevindt zich in een fase van opbouw en versterking. Er is veel energie en betrokkenheid, maar niet ieder proces is al af. Daar willen we eerlijk over zijn. Je krijgt ruimte om mee te bouwen aan duidelijke afspraken, tijdige terugkoppeling en een cultuur waarin besluiten uitlegbaar zijn. We zoeken geen mensen die alles alleen oplossen, maar mensen die verantwoordelijkheid nemen, anderen betrekken en bespreekbaar maken wat beter kan.

De rol in het kort

Als secretaris vorm je samen met de voorzitter en penningmeester het dagelijks bestuur. Je bent de bewaker van het bestuurlijke proces en het geheugen van de afdeling. Je organiseert vergaderingen, verzorgt formele correspondentie, houdt besluiten en acties bij en bewaakt belangrijke termijnen.

Wat je gaat doen

• Samen met de voorzitter bestuursvergaderingen en afdelingsvergaderingen plannen en voorbereiden.
• Uitnodigingen, voorlopige en definitieve agenda’s, stukken en praktische informatie tijdig verspreiden.
• Notulen of besluitenlijsten opstellen waarin helder staat wat is besloten, wie verantwoordelijk is en welke termijn geldt.
• Een actueel besluitenregister, actielijst, jaarplanning en overzicht van formele termijnen bijhouden.
• Bestuurlijke correspondentie registreren, verdelen en bewaken dat antwoorden worden gegeven.
• Een ordelijk, toegankelijk en overdraagbaar digitaal bestuursarchief beheren.
• Kandidaatstellingen, benoemingsstukken, aanvaardingsverklaringen en goedkeuringen zorgvuldig administreren.
• Privacy, vertrouwelijkheid en passende toegang tot documenten bewaken.

Afbakening van de rol

De secretaris is niet persoonlijk verantwoordelijk voor alle uitvoering binnen het bestuur. De secretaris bewaakt het proces, legt vast en signaleert; iedere bestuurder blijft verantwoordelijk voor de eigen acties en dossiers. Communicatie verzorgt de communicatiestrategie en kanaalplanning, terwijl de secretaris de formele juistheid, tijdigheid en archivering bewaakt.

Hoe we graag samenwerken

• Je communiceert helder, rustig en respectvol, ook wanneer belangen uiteenlopen of de druk toeneemt.
• Je betrekt de juiste mensen op tijd en legt keuzes, vertragingen en onzekerheden begrijpelijk uit.
• Je luistert naar leden en vrijwilligers, vraagt door en voorkomt dat mensen pas achteraf horen wat er is besloten.
• Je spreekt anderen aan op afspraken en staat er ook voor open om zelf te worden aangesproken.
• Je werkt vanuit vertrouwen, met duidelijke verantwoordelijkheden en controleerbare afspraken.
• Je bent bereid de functie na formele benoeming minimaal één jaar te vervullen.

Wat je meebrengt

• Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en vindt het prettig om processen en informatie goed te organiseren.
• Je kunt helder en compact schrijven en onderscheid maken tussen discussie, afspraak, actie en formeel besluit.
• Je bent betrouwbaar met vertrouwelijke informatie en zorgvuldig met persoonsgegevens.
• Je kunt vriendelijk maar standvastig deadlines, acties en ontbrekende stukken bewaken.
• Je bent digitaal vaardig en kunt werken met gedeelde documenten, e-mail, online vergaderingen en archiefstructuren.
• Je voelt je verbonden met het gedachtegoed van NSC en bent bij kandidaatstelling lid van NSC, ingedeeld bij Zuid-Holland.

Praktische informatie

• Functie: Secretaris
• Inzet: Gemiddeld circa 8 uur per week; rond ledenvergaderingen, campagnes en actuele gebeurtenissen kan dit meer zijn.
• Vergoeding: Onbezoldigde vrijwilligersfunctie; noodzakelijke en vooraf afgestemde kosten volgens de geldende regels.
• Werkgebied: Provincie Zuid-Holland; grotendeels digitaal met regelmatige bestuurlijke en fysieke afstemming.
• Formele benoeming: Door de afdelingsvergadering van NSC Zuid-Holland; pas werkzaam na goedkeuring door het Landelijk Bestuur.

Kennismakingsprocedure en tijdelijke adviserende rol

We werken met een kennismakingsprocedure in plaats van een gewone sollicitatieprocedure. We bespreken motivatie, ervaring, beschikbaarheid, samenwerking en verwachtingen. De kerncriteria en hoofdlijnen van de procedure worden voor alle kandidaten gelijk toegepast. Persoonlijke gesprekken behandelen we vertrouwelijk; over planning, stappen en besluitvorming communiceren we zo open mogelijk. De kandidaat werkt mee aan eventuele integriteits- en VOG-stappen die volgens het geldende partijbeleid voor de rol nodig zijn.

Tijdelijke rol: ondersteuner bestuurssecretariaat

Na een positief afgeronde kennismakingsprocedure kan het zittende bestuur de voorkeurskandidaat tijdelijk inzetten als ondersteuner bestuurssecretariaat. Je kunt dan vergaderingen voorbereiden, conceptagenda’s en conceptverslagen maken, termijnen bewaken en helpen bij dossieropbouw. Formele stukken worden altijd door het bevoegde bestuur vastgesteld. De tijdelijke functionaris is nog geen lid van het afdelingsbestuur, heeft geen stemrecht, telt niet mee voor het quorum en neemt of ondertekent geen bestuursbesluiten. Het advies wordt serieus en zichtbaar bij de bestuurlijke afweging betrokken; de uiteindelijke besluitvorming en verantwoordelijkheid blijven bij het zittende bestuur. De opdracht begint pas na een schriftelijk bestuursbesluit en schriftelijke aanvaarding. Zij eindigt automatisch bij sluiting van de afdelingsvergadering waarin over de benoeming wordt gestemd, tenzij het zittende bestuur vóór dat moment schriftelijk een beperkte verlenging of een nieuwe, afzonderlijke opdracht vastlegt. Een tijdelijke opdracht geeft geen recht op voordracht of benoeming. De officiële functie van secretaris begint pas nadat de afdelingsvergadering heeft benoemd en het Landelijk Bestuur het benoemingsbesluit heeft goedgekeurd.

Officiële benoeming

De officiële benoeming kan niet door het zittende bestuur worden vervangen. De afdelingsvergadering van NSC Zuid-Holland (in de praktijk vaak de ALV van Zuid-Holland genoemd) stemt over de benoeming. Daarna treedt de benoeming pas in werking na goedkeuring door het Landelijk Bestuur. Een voorkeurskandidaat uit de kennismakingsprocedure beperkt niet het reglementaire recht van andere afdelingsleden om zich geldig kandidaat te stellen.

Interesse?

Stuur een korte motivatie en, wanneer je dat prettig vindt, een beknopt overzicht van je ervaring naar [email protected]. We bevestigen de ontvangst en laten zo snel mogelijk weten wat de vervolgstappen zijn. Mensen met verschillende achtergronden, leeftijden, ervaringen en perspectieven worden nadrukkelijk uitgenodigd om te reageren.

Formele basis: Afdelingsreglement NSC, vastgesteld 31 januari 2025, met name artikelen 10, 14, 16, 19, 20, 21 en 23. De geldende statuten en reglementen gaan bij strijdigheid altijd voor.

Vaststelling

Vastgesteld door afdelingsbestuur: 6 augustus 2026

Voorgelegd aan Landelijk Bestuur: 6 augustus 2026

Goedkeuring Landelijk Bestuur: Nog in te vullen na besluit Landelijk Bestuur

Bij strijdigheid gaan de geldende wet, statuten en reglementen voor.